Assistant administratif pour le programme KCE Trials (f/m/x)

Le Centre fédéral d’Expertise des Soins de Santé (KCE) est une institution publique autonome et indépendante dont la mission est de réaliser des études scientifiques sur la base desquelles les pouvoirs publics ou les prestataires de soins peuvent fonder leurs décisions en matière de soins de santé et d’assurance maladie.

Le programme KCE Trials a été créé fin 2015 avec la mission de financer  des études cliniques permettant de répondre à des questions cliniques qui ne trouvent pas suffisamment de réponses par ailleurs. Le programme KCE Trials sélectionne et finance des études cliniques pragmatiques et axées sur la pratique, mais ne les réalise pas lui-même. Ces études contribuent non seulement à des soins de meilleure qualité pour les patients mais aussi à une utilisation plus efficiente des deniers publics.

But de la fonction :

Pour renforcer notre équipe du programme KCE Trials, nous recrutons un assistant administratif. La langue de travail au sein de l’équipe est l’anglais.

Description de fonction :

  • Vous assistez l'équipe KCE Trials dans ses tâches administratives et organisationnelles.
  • Vous travaillez en étroite collaboration avec les autres collègues de l’équipe administrative du KCE, mais avec une priorité pour l'équipe KCE Trials.
  • Vous collaborez avec vos collègues pour assurer une administration et une organisation du travail fluides : révision et rédaction de documents, gestion centralisée des documents (via le serveur et le cas échéant sur papier), gestion du courrier électronique et papier, planification des réunions (réunions physiques et vidéo-conférences), planification des déplacements en Belgique et à l’étranger, gestion des notes de frais, suivi de la facturation et des paiements, etc. Vous serez introduit(e) à ces matières par l’assistant d’essais cliniques de KCE Trials. Vous suivez de manière proactive l’agenda/planning de tous les membres de l’équipe KCE Trials et fournissez un soutien si nécessaire.
  • Vous organisez des événements et réunions, pour lesquels vous organisez et assurez le suivi pratique et logistique.
  • Vous êtes le point de contact pour les différents interlocuteurs internes et externes (direction, collègues, visiteurs, collaborateurs,....)
  • Vous assurez la continuité du travail de l'équipe KCE Trials grâce à votre implication dans l'organisation et votre passion pour la gestion rapide et précise des différentes tâches qui vous incombent.
  • Vous rapportez au responsable de l’équipe Trials et au management du KCE.

Votre profil :

  • Vous êtes doué pour l'organisation administrative, vous avez le sens du détail et vous savez accomplir votre travail de manière proactive et méticuleuse, tout en gardant toujours une vue d’ensemble sur tout ce qu’il y a à faire.
  • Vous communiquez correctement et clairement à l’écrit et à l’oral, et vous avez un bon sens des langues en général (traitement écrit ou oral d’instructions et de documents en anglais, en néerlandais et en français, courtes traductions occasionnelles).
  • Vous êtes compétent(e) en informatique, vous utilisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et votre saisie est rapide et précise. Votre esprit analytique vous permet d’utiliser ces outils informatiques, et vous trouvez aussi facilement des informations sur internet. Vous êtes prêt(e) à vous familiariser et à mettre en œuvre les nouveaux outils informatiques utilisés dans le contexte des essais cliniques et de leur financement.
  • Vous aimez travailler en équipe et vous montrez une volonté d’apprendre.
  • Vous avez une bonne dose d’assertivité, que vous combinez avec une attitude diplomatique et consciencieuse.

Exigences, formation et qualification obligatoires :

  • Vous détenez un diplôme d’enseignement secondaire, de préférence en orientation Commerce (p.ex. secrétariat-langues, comptabilité, gestion informatique).
  • Vous avez moins de 26 ans.

Compétences génériques

Gestion de l’organisation et des priorités, orientation client, résolution de problèmes, esprit d'équipe, discrétion et honnêteté, précision, résistance au stress, pro-activité, bon sens de l’organisation, désir d'apprendre.

Langues :

  • Français : très bon niveau de lecture, d’écriture et de parole.
  • Anglais : bon niveau de compréhension, d’écriture et de parole.
  • Néerlandais : bon niveau de compréhension, d’écriture et de parole

Nous vous offrons :

Un contrat de travail à durée indéterminée (minimum 80 %), dans une organisation dynamique et moderne qui encourage le développement personnel.

Votre expérience utile sera prise en compte.

Votre salaire est complété par des avantages extra-légaux tels que chèques-repas, assurance hospitalisation gratuite, remboursement des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ou indemnité vélo, possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme, nombreuses possibilités de formations et 26 jours de congés par an (pour un plein-temps).

De par son emplacement central, le KCE est facilement accessible via les transports en commun.

Le KCE est une organisation dynamique qui offre un cadre de travail moderne où l'engagement et l'innovation sont mis en avant.

Procédure de sélection :

Après un examen détaillé des candidatures (CV et lettre), nous constituerons une short list ; si vous êtes retenu(e), vous serez invité(e) à prendre part à la procédure de sélection.

La procédure de sélection consiste en une interview avec préparation écrite de quelques exercices sur PC correspondant à la fonction. Vos résultats à ces exercices sont discutés pendant l'interview. L'entretien évalue si vos compétences correspondent aux exigences du poste. Des questions vous seront également posées sur votre motivation, votre intérêt et vos sentiments vis-à-vis de ce domaine de travail.

Si vous êtes retenu(e) à l’issue de cette procédure, vous serez invité(e) à la sélection qui sera organisée en KCE, probablement dans la semaine du 27 août au 3 septembre 2018.

Comment postuler ?

Envoyez votre C.V. avec une lettre de motivation (l’anglais est un plus), par mail à kce_trials@kce.fgov.be, avec la mention « Assistant administratif KCE Trials 2018_03 » au plus tard le mardi 14 août 2018 à 13 heures.

Plus d'information?

Rasma Kass, KCE Trials Admin Assistant, Tel: 02/287 33 57, e-mail: kce_trials@kce.fgov.be.

Plus d’information sur le KCE : www.kce.fgov.be

Personne de contact
KCE Trials
+32 2 287 33 88
RAPPORT ANNUEL
Published on: 
2018/10/23