Administratief Assistent voor KCE Trials (m/v/x)

Het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg (KCE) is een onafhankelijke overheidsinstelling die wetenschappelijk onderzoek uitvoert waarop beleidsmakers of zorgverleners hun beslissingen inzake gezondheidszorg en ziekteverzekering kunnen baseren.

Eind 2015 werd het KCE Trials programma opgestart om klinische studies te financieren rond belangrijke onderwerpen die anders onvoldoende aan bod komen. Deze studies dragen niet alleen bij tot een betere zorg voor de patiënt, maar ook tot een doelmatiger gebruik van overheidsmiddelen. KCE Trials selecteert en financiert deze pragmatische en praktijkgerichte studies, maar voert ze niet zelf uit.

Doel van de functie:

Ter ondersteuning van het KCE Trials team zoeken we een administratief medewerker. De werktaal binnen KCE Trials is Engels.

Je taken:

  • Je staat het KCE Trials team bij op administratief-organisatorisch vlak.
  • Je werkt hiervoor nauw samen met de andere administratieve KCE collega’s, maar met focus op het KCE Trials team.
  • Je werkt nauw samen met je collega’s om een vlotte administratie en werkorganisatie te garanderen: nalezen en opstellen van documenten, centraal beheren van documenten (via de server en eventueel op papier), verzorgen van e-mailverkeer en correspondentie, plannen van overlegmomenten (fysieke meetings en videoconferenties), plannen van binnen- en buitenlandse verplaatsingen, het beheer van onkostennota’s, opvolging van facturatie en betalingen, enz. Hierbij word je  begeleid door de Trials programma-assistent.
  • Je volgt op een proactieve manier de agenda/planning van alle KCE Trials teamleden op, en biedt ondersteuning waar nodig.
  • Je organiseert evenementen en vergaderingen, waarbij je praktische en logistieke zaken regelt en opvolgt. Je bereidt ook de presentaties en overzichten voor.
  • Je treedt op als aanspreekpunt voor diverse interne en externe contactpersonen (management, collega’s, bezoekers, ... ).
  • Je zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het Trials team door je betrokkenheid bij de organisatie en door een snelle en accurate afhandeling van de verschillende taken.
  • Je rapporteert aan de verantwoordelijke van het KCE Trials team en het KCE-management.

Je profiel:

Competenties:

  • Je bent uitermate sterk op administratief-organisatorisch vlak. Je hebt oog voor detail en je weet op proactieve en nauwgezette wijze invulling te geven aan je job en bewaart steeds het overzicht.
  • Je bent correct en duidelijk in je mondelinge en schriftelijke communicatie, waarbij je over een goede talenkennis beschikt (behandelen van Franse, Engelse en Nederlandstalige geschreven of mondelinge boodschappen en documenten, occasioneel korte vertalingen).
  • Je bent kundig op het vlak van IT, maakt vlot gebruik van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en je kan snel en correct typen. Door je analytische geest kan je vlot gebruik maken van informaticatoepassingen en je vindt eveneens snel je weg op het internet. Je bent bereid om nieuwe IT-tools voor klinische studies en hun financiering te implementeren en er vertrouwd mee te raken
  • Je bent bereid om in een team te werken en je toont hierbij een sterke leerbereidheid.

Je beschikt over een gezonde dosis assertiviteit, in combinatie met een discrete, diplomatische en integere houding.

Voorwaarden:

  • Je bezit een diploma Secundair Onderwijs, bij voorkeur richting Handel (bv. Secretariaat-Talen, Boekhouden, Informaticabeheer).
  • Je bent jonger dan 26 jaar (startbaan)

Generieke competenties:

Organisatie- en prioriteitsmanagement, klantgericht, probleemoplossend, teamplayer, discreet en integer, accuraat, stressbestendig, pro-actief, georganiseerd, leergierig.

Talen

  • Frans: zeer vlot lezen, schrijven en spreken
  • Engels: goed begrijpen, schrijven en spreken
  • Nederlands: goed begrijpen, schrijven en spreken

We bieden je

Een arbeidsovereenkomst (minimum 80%) van onbepaalde duur, in een uitdagende en innovatieve omgeving, waar persoonlijke ontwikkeling en groei aangemoedigd worden.

Je nuttige ervaring zal gevalideerd worden.

Je salaris wordt aangevuld met extra-legale voordelen: maaltijdcheques, kosteloze hospitalisatieverzekering, terugbetaling woon-werkverkeer openbaar vervoer of fietsvergoeding, mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie, uitgebreid opleidingsaanbod en 26 verlofdagen per jaar (bij een voltijdse tewerkstelling).

Door zijn centrale ligging in Brussel is het KCE gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

Het KCE is een dynamische organisatie met een moderne werkomgeving waarin inzet en vernieuwing gewaardeerd en gemotiveerd worden.

Selectieprocedure

Eerst worden uw CV en motivatiebrief grondig gescreend en er wordt een shortlist gemaakt. Indien u in aanmerking komt, zal u uitgenodigd worden om deel te nemen aan de selectieproef.

De selectieproef bestaat uit een interview met schriftelijke voorbereiding van enkele oefeningen op PC. Tijdens het interview worden de gemaakte oefeningen besproken. In het interview zal worden nagegaan of uw competenties overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over uw motivatie, interesse en voeling met het werkterrein.

Indien u in aanmerking komt, wordt u uitgenodigd om deel te nemen aan de selectie in de kantoren van het KCE in Brussel. Deze zal vermoedelijk plaatsvinden in de week van 27 augustus - 3 september 2018.

Hoe solliciteren?

Stuur uw CV met motivatiebrief (in het Engels is een pluspunt) per mail met vermelding: “Administratief Assistent KCE Trials 2018_03” aan kce_trials@kce.fgov.be voor dinsdag 14 augustus 2018 om 13 uur.

Voor meer informatie kan je terecht bij

Rasma Kass, KCE Trials Admin Assistant, Tel: 02/287 33 57, e-mail: kce_trials@kce.fgov.be.

Meer informatie over het KCE vind je op onze website www.kce.fgov.be.

CONTACTPERSOON
KCE Trials
+32 2 287 33 88
JAARVERSLAG
Published on: 
23-10-2018